会议接待流程及标准_会议接待流程及标准ppt

会议接待流程及标准_会议接待流程及标准ppt

       我非常愿意为大家解答关于会议接待流程及标准的问题。这个问题集合包含了一些复杂而有趣的问题，我将尽力给出简明扼要的答案，并提供进一步的阅读材料供大家深入研究。

1.接待方案会议接待方案精选汇总

2.大型会议接待流程是怎样的

3.求问会议接待的流程或者内容有哪些？

4.会议接待流程的人员安排

接待方案会议接待方案精选汇总

       　会务接待是为会议服务的工作。以下是我精心收集整理的会议接待方案,下面我就和大家分享，来欣赏一下吧。

接待方案1

       　日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下:

       　活动主题:

       　主标题:“中国人口健康援助工程”系列活动

       　副标题:《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式

       　横幅:了百姓心愿圆人类梦想

       　关爱时时有援助处处在

       　为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康

       　活动宗旨:

       　为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。

       　活动目的:

       　让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。

       　活动目标:

       　1、参会人数:200人(综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想)。

       　2、预期收获:参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。

       　3、塑造形象:以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”，并树立强势品牌形象。

       　4、传播品牌:形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。

       　为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。如:

       　时间事项

       　07:00盘点清查各种物品的准备情况。

       　07:10确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。

       　07:20相关人员带齐各种物品从组委会出发。

       　07:50到达会场，开始会场外的布置。

       　08:30开始会场内的布置，调试各种设备及网络。

       　09:10会场布置完成，相关人员待命。

       　09:20与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。

       　09:30开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。

       　09:50播放视频

       　09:55-10:00幕后音

       　10:00-10:05开场白

       　10:05-10:07护卫领导一入场，播放“拉德茨基进行曲”

       　10:07-10:20领导一讲话

       　10:20鲜花

       　10:20-10:22护卫领导一退场播放“退场音乐”

       　10:22-10:25主持

       　10:25-10:27护卫领导二入场播放“拉德茨基进行曲”

       　10:27-10:35领导二讲话

       　10:35鲜花

       　10:35-10:37护卫领导二退场播放“退场音乐”

       　10:37-11:10专家演讲:《拥抱健康时代》

       　11:10-11:30演示产品

       　11:30-11:40试点代表受赠，领导授匾/授牌

       　11:40-12:00受赠代表讲话(4位)

       　12:00-12:05领导退场播放“会后音乐”

       　12:05-12:15代表入席午餐宴会

       　12:15-12:20组委会领导:祝酒词

       　12:20-13:30午餐宴会/产品演示区及体验区开始活动

       　13:30-14:00欢送嘉宾出场

       　14:00会场清理

        接待方案2

       　(一)会议接待方案的含义

       　会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题 策划方案 ，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

       　(二)会议接待方案的基本内容

       　1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

       　2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

       　3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

       　4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

       　5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

       　6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

       　7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

接待方案3

       　一、销售部接待程序:

       　销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:

       　1、及时与会务方负责人进行联络

       　(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

       　(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

       　2、落实会议场地和房间数量

       　在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的 通知书 。

       　3、商谈价格

       　当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

       　价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

       　4、签订会议协议，收取会议押金

       　当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金;

       　5、下发会议接待通知单

       　签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案;

       　6、会议接待

       　发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程;

       　7、会议结账

       　会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助;

       　8、会议送别

       　恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情;

       　9、会议结束

       　会议结束，视需要召开 总结 会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

       　二、房务部接待程序:

       　房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:

       　1、会议接待的前期工作

       　(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

       　(2)了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人;

       　(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

       　(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

       　(5)落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达;

       　(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

       　2、会议排房

       　按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。

       　3、会议空房

       　确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

       　4、会议嘉宾入住

       　(1)在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作;

       　(2)会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态;

       　(3)当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

       　5、会议嘉宾离店

       　(1)礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李;

       　(2)前台收银处快速结账;

       　(3)协助客人安排好车辆。

       　6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

       　三、餐饮部接待程序

       　餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

       　1、会议接待前期工作

       　(1)做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

       　(2)根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场;

       　(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等)，发现问题立即整改，力求没有疏漏;

       　(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。

       　2、会议接待中

       　(1)安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾;

       　(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

       　(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

       　3、会议结束

       　(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;

       　(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。

       　4、会议用餐及送别

       　(1)引领会议客人用餐，并提供优质服务;

       　(2)做好餐饮帐务的结账工作。

       　5、送别

       　(1)恭送会议客人，为宾客留下美好感受;

       　(2)客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

       　6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

       　四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作

接待方案4

       　一、会前

       　1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

       　2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

       　3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

       　4、确定方案，签订合同，预付定金。

       　二、会中

       　1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

       　2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议 演讲稿 等会议相关物品。

       　3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

       　4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

       　5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

       　6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

       　7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

       　8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

       　三、会后

       　1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

       　2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

       　3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

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大型会议接待流程是怎样的

       会前工作：

       1、与会议主办者洽谈。

       2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

       3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

       4、与会议主办者确认会议接待方案。

       5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

       6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

       7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

       8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

       会中工作：

       9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

       10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

       11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

       12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

       13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

       14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

       15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

       16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

       17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

       18、协调会议期间的交通工具的安排。

       19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

       会后工作：

       20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

       21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

       22、与会议主办者的费用结算工作。

       23、欢送代表工作。

求问会议接待的流程或者内容有哪些？

        公司准备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清楚呢?下面是我为你整理的大型会议接待流程，希望对你有帮助。

        大型会议接待流程

        一、 会议报道之前的工作

        1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

        2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和****(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

        ▲会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右

        3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

        4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。

        5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括： 笔记本 、笔、文件袋、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品礼品、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

        6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

        二、 会议报到前准备工作

        1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

        2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

        3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。

        三、 会议期间的工作

        1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

        收费过程中必须严格按程序操作，及：

        (1)确定学员情况

        (2)根据情况计算应交费用

        (3)填写收费据不撕!

        (4)收款

        (5)将 收据 撕下交于学员

        (6)填写报到表。

        2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。

        四、会议期间需要注意注意问题

        1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

        2、会务组所用的书面文件需保存完好。

        3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

        4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点， 保险 安全的寄存。

        大型会议预定筹备的流程

        一、会议预订

        1. 如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最近，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。

        2. 会议预订确定内容事项

        1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。

        2)会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。

        3)会议用品基础配置：大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。(如无特殊说明，不得使用KTV系统)

        4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。

        3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议 通知书 给各参会人员，抄送给公司上级。

        二、会场布置

        1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。

        2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。

        3. 会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。

        4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。

        三、会议开始前检查

        1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责

        2. 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。

        3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

        4. 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。

        四、会议清场

        1. 会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。

        2. 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。

        五、账务结算

        1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。

        2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。

        3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的 报告 以备向上级汇报。

会议接待流程的人员安排

       1、策划 作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

       2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

       3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

       4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

       1、策划 作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

       2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

       3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

       4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

       5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

       6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

       一、 会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和****（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品礼品、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、 会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。 3、相关会议使用设备的准备情况如：会场布置情况、多媒体投影仪。 三、 会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。 收费过程中必须严格按程序操作，及： （1）确定学员情况 （2）根据情况计算应交费用 （3）填写收费收据不撕！ （4）收款 （5）将收据撕下交于学员 （6）填写报到表。 2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。 四、 会议期间注意问题 1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。 2、会务组所用的书面文件需保存完好。 3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互出据凭证。 4、. 各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存

       好了，关于“会议接待流程及标准”的话题就到这里了。希望大家通过我的介绍对“会议接待流程及标准”有更全面、深入的认识，并且能够在今后的实践中更好地运用所学知识。